Cobrar a clientes y pagar a proveedores de forma masiva en España pasa por las remesas SEPA: los cuadernos 19 y 34. Si llevas la tesorería en NetSuite, generar y conciliar las remesas SEPA en NetSuite debería ser parte del flujo, no un proceso aparte en el banco. Te explicamos cómo funciona y qué suele fallar.
El cuaderno 19 es la norma española para los adeudos directos SEPA (SEPA Direct Debit): los recibos domiciliados que emites para cobrar a tus clientes. El cuaderno 34 es la norma para las órdenes de transferencia y pago SEPA (SEPA Credit Transfer): cómo pagas de forma masiva a proveedores y nóminas. Ambos se materializan en ficheros normalizados en formato ISO 20022 XML (pain.008 para adeudos y pain.001 para transferencias) que se envían al banco.
Para cobrar por cuaderno 19 necesitas un mandato firmado por el cliente que te autoriza a girar el recibo, con su referencia única (la referencia de mandato) y la fecha de firma. NetSuite guarda esos datos asociados al cliente y los incorpora al fichero. Un mandato ausente, caducado o con datos incompletos es una de las causas más frecuentes de que el banco rechace el adeudo.
NetSuite cubre las remesas con el SuiteApp de Electronic Bank Payments, que genera los ficheros SEPA de adeudos y de pagos a partir de tus facturas y vencimientos. El flujo real es: seleccionas las facturas a cobrar o las de proveedor a pagar, generas el lote (payment batch), NetSuite produce el fichero XML y lo subes al banco; después registras el cobro o el pago y queda el rastro contable listo para conciliar. Hecho así, la tesorería no vive en un Excel paralelo. Se complementa con la integración de NetSuite con los bancos en España.
El proceso no termina al enviar el fichero. Una remesa de adeudos tiene devoluciones (los llamados R-transactions: recibos que el cliente rechaza o que su banco devuelve), y cada devolución hay que reflejarla en la contabilidad: volver a dejar la factura como pendiente y, si aplica, repercutir gastos de devolución. Si esto se lleva a mano y fuera del ERP, el saldo de clientes deja de ser fiable. En NetSuite, registrar la devolución sobre el lote mantiene el estado real de cada cobro.
¿NetSuite genera los ficheros de los cuadernos 19 y 34? Sí, mediante el SuiteApp de Electronic Bank Payments, que produce los ficheros SEPA de adeudos (pain.008) y de transferencias (pain.001) a partir de tus vencimientos, con la configuración de la localización española.
¿Qué diferencia hay entre el cuaderno 19 y el 34? El 19 es para cobrar (adeudos directos que giras a tus clientes) y el 34 es para pagar (transferencias a proveedores y nóminas). Son procesos y ficheros distintos.
¿Cómo se gestionan las devoluciones de recibos? Registrando la devolución sobre el lote de cobro en NetSuite, lo que devuelve la factura a estado pendiente y mantiene el saldo de clientes correcto. Llevarlo fuera del ERP es lo que descuadra la tesorería.
¿Hace falta un mandato para cada cliente al que giro recibos? Sí. El adeudo directo SEPA requiere un mandato firmado por el cliente, con referencia única y fecha, que autoriza el cobro. NetSuite lo asocia al cliente y lo incorpora al fichero.
¿Tu tesorería depende de ficheros generados a mano fuera de NetSuite? En Flying Lemons dejamos las remesas SEPA integradas en el flujo contable. Cuéntanos tu caso y solicita un diagnóstico.
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