Cómo activar Verifactu en NetSuite paso a paso

En resumen

Para activar Verifactu en NetSuite hay que instalar la SuiteApp European Union Electronic Invoicing y configurar cinco cosas: la plantilla de documento electrónico "Avalara Veri*Factu outbound Invoice/Credit memo" con la subsidiaria española, el paquete de e-documentos en cada cliente, el permiso Custom Record Entries en los roles que facturan, el código QR en las plantillas Advanced PDF/HTML y el circuito de generación y certificación de cada factura. Antes de eso hay dos requisitos que descartan cuentas enteras: la SuiteApp exige una cuenta OneWorld y la función Custom Transactions activada. Y una limitación documentada por Oracle que conviene saber hoy y no en enero: la anulación de facturas y abonos todavía no está soportada en el flujo español.

Paso cero: comprobar que Verifactu te aplica

Antes de instalar nada, la primera comprobación no es técnica sino fiscal. Las empresas que llevan los libros registro de IVA a través del SII, sea de forma obligatoria o voluntaria, quedan excluidas de Verifactu por los artículos 4 y 6 del Real Decreto 1007/2023. El SII es obligatorio a partir de 6 millones de euros de facturación, y también para grupos de IVA y para quienes están en REDEME.

Esto importa porque en NetSuite las funciones de Verifactu y las del SII son mutuamente excluyentes en la misma cuenta, según la documentación de Oracle. No hay configuración intermedia. Si tu empresa está en el SII y alguien empieza a activar Verifactu, el resultado no es redundancia, es una cuenta a medio configurar entre dos regímenes. Si aún no has cerrado esa decisión, empieza por Verifactu o SII con NetSuite: cuál te toca y cuál te conviene.

El plazo, fijado por el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, es el 1 de enero de 2027 para las entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto. Facturar después de esa fecha con un sistema no adaptado puede suponer sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio, según el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria.

Prerrequisitos: lo que puede bloquear el proyecto antes de empezar

Oracle documenta los requisitos de instalación de la SuiteApp, y dos de ellos son los que en nuestra experiencia frenan más proyectos:

• Cuenta OneWorld. La SuiteApp no se instala en una cuenta que no sea OneWorld. Para una filial española que trabaja sobre una cuenta simple, esto no es un ajuste, es un cambio de arquitectura que hay que plantear con Oracle.
• Función Custom Transactions activada, en Setup, Company, Enable Features, subpestaña SuiteCloud, sección SuiteGL.
• Cinco SuiteApps previas instaladas: Advanced Localization Features, Electronic Invoicing, EMEA Localization, Localization Assistant y NetSuite Electronic Business.

Sin esos pasos, la instalación de la SuiteApp European Union Electronic Invoicing simplemente no se completa. Conviene verificarlo el primer día, porque determina si el proyecto son dos semanas o un trimestre.

Hay un tercer punto que no está en la lista de prerrequisitos de esta SuiteApp pero que aparece siempre en las cuentas españolas: la localización oficial de NetSuite trabaja sobre SuiteTax. Una cuenta que sigue en Legacy Tax tiene por delante una migración fiscal que es un proyecto en sí mismo, y eso hay que decirlo antes de comprometer una fecha, no después.

Los pasos para activar Verifactu en NetSuite

Con los prerrequisitos resueltos, la secuencia que documenta Oracle en Spain Veri*Factu Outbound Transactions es esta:

1. Asignar la subsidiaria española a la plantilla de e-documento. En Setup, E-Documents, E-Document Templates, editar la plantilla "Avalara Veri*Factu outbound Invoice/Credit memo" y seleccionar la subsidiaria española en el campo Subsidiary. Es un solo campo, y sin él nada del resto funciona.
2. Asignar el paquete de e-documentos a cada cliente. En Lists, Relationships, Customers, en la subpestaña E-Document de cada ficha, el campo E-Document Package tiene que valer "Verifactu E-Document Package". En una cartera de cientos o miles de clientes esto no se hace a mano: se resuelve por importación masiva y se audita después con una búsqueda guardada que liste los clientes españoles sin paquete asignado.
3. Dar el permiso Custom Record Entries a los roles que gestionan facturas. En Setup, Users/Roles, Manage Roles, pestaña Permissions, subpestaña Lists, añadir "Custom Record Entries" con nivel mínimo View. Sin este permiso, el usuario que factura no puede trabajar con los registros personalizados de Verifactu, y el error que ve no menciona Verifactu en ninguna parte.
4. Añadir el código QR a las plantillas PDF. En Customization, Forms, Advanced PDF/HTML Templates, abrir el editor de código fuente de cada plantilla de factura y abono y pegar el bloque que publica Oracle. Ese bloque lee el campo custbody_euei_es_vf_transaction_url, extrae la URL de verificación y la imprime como código de barras QR con la leyenda VERI*FACTU. Hay que hacerlo en todas las plantillas que la empresa use de verdad, no solo en la estándar.
5. Procesar cada transacción en tres tiempos. Al guardar la factura, el estado del e-documento pasa a "For Generation" y NetSuite rellena automáticamente el tipo de factura emitida, la calificación de la operación, la clave de régimen especial y el tipo de identificación del destinatario. Después, el botón Generate E-Document lo deja en "Ready for Certification". Por último, Certify E-Document envía la transacción a certificar.
6. Comprobar el resultado, no suponerlo. Los campos E-Document Status y E-Document Audit Trail dicen si la certificación llegó. En la subpestaña Network References quedan el OBN Document ID, el Avalara Document ID y el Avalara Mandate. Y en la subpestaña Veri*Factu queda la URL de verificación de la AEAT, que es la que se imprime como QR.

La declaración responsable del software, que el reglamento exige poder presentar, la entrega NetSuite ya firmada. Está en el File Cabinet, en Documents, SuiteApps, com.netsuite.euelectronicinvoicing, statement, ES, en versión española e inglesa. No hay que redactarla, hay que saber dónde está el día que alguien la pida.

La limitación que hay que planificar hoy: las anulaciones

Oracle publica una lista de limitaciones conocidas de la SuiteApp, y la de España es una sola línea con consecuencias reales: la anulación de facturas y abonos no está soportada de momento en las funciones de facturación electrónica españolas, según la documentación de limitaciones conocidas de Oracle.

Para un equipo financiero esto no es un detalle técnico. Significa que el procedimiento interno de corrección de errores tiene que apoyarse en el circuito de rectificativas y abonos, no en anular y volver a emitir. Si tu empresa hoy resuelve los errores de facturación anulando la factura y rehaciéndola, ese hábito hay que cambiarlo antes de enero y hay que formar al equipo de administración, no solo configurar el sistema. Es exactamente el tipo de cosa que aparece la primera semana de facturación real si no se ha probado antes.

Qué probar en Sandbox antes de pasar a producción

La activación técnica se puede completar en pocos días. Lo que lleva tiempo es la prueba, y es donde se decide si el 1 de enero es un trámite o un incidente. Nuestro equipo trabaja siempre con esta lista mínima en Sandbox, con facturas reales del histórico:

• Una factura por cada plantilla PDF que la empresa use, comprobando que el QR se imprime en todas.
• Un abono, para verificar el circuito completo de rectificación.
• Una factura a cliente extranjero y otra con operación exenta, para revisar la calificación de la operación y la clave de régimen especial que NetSuite rellena solo.
• Una factura creada por integración o por SuiteScript, si hay ecommerce, plataforma de suscripciones o facturación automatizada. Un script antiguo que crea facturas por la API interna puede dejar transacciones sin generar ni certificar sin que salte ningún aviso.
• Una factura emitida con un rol que no sea Administrador, para confirmar el permiso Custom Record Entries.
• Un cliente sin paquete asignado, a propósito, para ver qué ocurre y saber reconocerlo en producción.

Y al pasar a producción, revisar la facturación de las primeras dos semanas con un informe de estados de e-documento. Las transacciones que se quedan en "For Generation" son facturas emitidas sin certificar, y a efectos de la AEAT eso es incumplimiento, no un pendiente de tarea.

Preguntas frecuentes sobre cómo activar Verifactu en NetSuite

¿Se puede activar Verifactu en NetSuite sin OneWorld?
No. Oracle indica como prerrequisito de la SuiteApp European Union Electronic Invoicing que la cuenta sea OneWorld. Si tu filial española trabaja sobre una cuenta simple, ese es el primer punto que hay que resolver con Oracle antes de planificar fechas.

¿Cuánto tarda la activación?
Depende del grado de personalización. En una cuenta OneWorld ya en SuiteTax, con pocas plantillas PDF y sin facturación automatizada, son unas semanas contando pruebas. En una cuenta con años de personalizaciones, varias plantillas, integraciones que facturan y posible migración previa a SuiteTax, el plazo es sensiblemente mayor. Por eso conviene hacer el diagnóstico en otoño y no en diciembre.

¿Verifactu va incluido en la Spain Localization SuiteApp?
No. Verifactu está en una SuiteApp distinta, la European Union Electronic Invoicing, y la certificación se hace a través de Avalara como proveedor de servicio. Es un error muy extendido dar por hecho que la localización española ya lo trae. Puedes ver el panorama completo en Verifactu en NetSuite: cómo activarlo antes del 1 de enero de 2027.

¿Qué pasa con las facturas que ya emitimos antes de activarlo?
La obligación aplica a las facturas emitidas desde la fecha de entrada en vigor que corresponda a tu empresa. Lo que sí conviene es usar facturas del histórico como juego de pruebas en Sandbox, porque reproducen los casos raros que las facturas de prueba inventadas nunca cubren.

¿Hay que añadir el QR a mano en cada plantilla?
Sí, el bloque de código hay que pegarlo en el editor de código fuente de cada plantilla Advanced PDF/HTML que se use para facturas y abonos. Es el fallo más frecuente que vemos: la certificación funciona y la URL está en la transacción, pero el QR no sale en la factura porque quedó una plantilla personalizada sin tocar.

¿Cuánto cuesta el servicio de certificación?
La certificación la presta Avalara como proveedor de servicio. Las condiciones económicas para España hay que confirmarlas con NetSuite caso por caso, así que no publicamos cifras que no podamos sostener. Es una pregunta que conviene hacer por escrito antes de cerrar el presupuesto del proyecto.

Por qué Flying Lemons

Somos una consultora 100% NetSuite, con más de 40 proyectos completados y más de 10 años de experiencia. Trabajamos sobre el estándar de Oracle: localización oficial, SuiteTax y las SuiteApps que Oracle mantiene y actualiza en cada release. Nada de lo que implantamos te ata a nosotros. Si quieres saber si tu cuenta cumple los prerrequisitos, qué hay que tocar y en cuánto tiempo llega al 1 de enero, pide un diagnóstico sin compromiso. También puedes ver qué cubre la localización española oficial de NetSuite: SII, Verifactu, modelos AEAT, SEPA y PGC, o las preguntas que conviene hacerle a cualquier ERP con Verifactu integrado.

Autor: equipo de Flying Lemons, especialistas en NetSuite. Publicado el 21 de septiembre de 2026. Fuentes: Real Decreto 1007/2023, Real Decreto-ley 15/2025, artículo 201 bis de la Ley General Tributaria y documentación oficial de Oracle NetSuite (Spain Veri*Factu Outbound Transactions, prerrequisitos de instalación y limitaciones conocidas de la SuiteApp European Union Electronic Invoicing), consultada el 21 de septiembre de 2026.